¿Que sucede con los gastos de viaje?

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Los gastos de viaje por parte de los colaboradores de una empresa, son deducibles si el motivo de viaje esta relacionado con la actividad preponderante de la empresa.


En la práctica diaria, es muy común que las empresas envíen a sus colaboradores a otras ciudades de la República, en representación de la empresa. Quizás a cerrar una negociación con un cliente o proveedor.

 

Las empresas suelen entregar los recursos económicos para los gastos de viaje mediante cheque, efectivo, transferencia de fondos o en algunas veces mediante reembolso una vez comprobado el gasto.

 

Debido a que el colaborador, cuenta con el recurso necesario para solventar sus gastos de viaje, en constantes ocasiones, solicitan únicamente los recibos de pago para facturar y la actividad de facturación se queda pendiente, sin embargo, las justificaciones más comunes son: perdida de los recibos de pago, olvido en solicitar la factura, proporcionan equivocadamente los datos fiscales, por último, hay comercios que olvidan emitir los CFDI correspondientes.

 

Ante este tipo de situaciones, causan que la comprobación del gasto sea no deducible para la empresa. Si consideramos que las grandes empresas, cuentan con cientos de colaboradores que deben viajar constantemente, este tipo de contingencias afectan a la económica de la empresa.

 

Nuestras recomendaciones son:


  1. A medida de lo posible tener cubierto con antelación las reservaciones de hotelería, transportación, renta de vehículos, etc.
  2. Pagar con medios electrónicos y solicitar la factura al momento del pago. La gran mayoría de los sistemas de facturación, emiten los CFDI’S en cuestión de minutos.
  3. Definir presupuestos para los gastos.
  4. En caso de que resulte un saldo a favor de la empresa, esta deberá ser reintegrada de inmediato.
  5. Contar con algún servicio de tarjetas empresariales para control de los pagos.

 

Tomando en cuenta las recomendaciones anteriores, la comprobación de gastos podrá ser más sencilla y las empresas reducirán los gastos no deducibles en su contabilidad.